1. Données que nous collectons
1.1 Informations que vous fournissez directement
Selon votre utilisation du Service, nous pouvons collecter :
- Informations de compte : nom, adresse email, mot de passe (haché), rôle, organisation ou entreprise et pays d’implantation.
- Coordonnées professionnelles : fonction, numéro de téléphone, adresse postale ou de facturation et autres coordonnées de contact.
- Informations sur les actifs : noms, identifiants et étiquettes d’actifs, emplacements, affectations à des utilisateurs ou à des unités, notes de maintenance et pièces jointes (par exemple manuels, photos).
- Données de support et de communication : contenu des messages que vous nous envoyez (tickets d’assistance, retours, demandes d’information).
1.2 Informations collectées automatiquement
Lorsque vous accédez au Service ou l’utilisez, nous pouvons collecter automatiquement :
- Données techniques : adresse IP, type et version du navigateur, type d’appareil, système d’exploitation, paramètres de langue, fuseau horaire et informations techniques similaires.
- Données d’utilisation : pages consultées, fonctionnalités utilisées, dates et heures d’accès, fichiers journaux, rapports d’erreurs et parcours de navigation.
- Cookies et technologies similaires : petits fichiers stockés sur votre appareil pour permettre les fonctionnalités essentielles (session de connexion, préférences) et produire des statistiques d’utilisation du Service.
Lorsque la loi locale l’exige, par exemple en cas d’utilisation de cookies non essentiels, nous recueillons votre consentement avant de déposer certains cookies.
1.3 Données relatives aux actifs suivis
Le Service est conçu pour suivre des actifs matériels et peut stocker, selon la configuration choisie par votre organisation :
- Identifiants d’actifs (code-barres, QR code, RFID, identifiant interne).
- Statut et cycle de vie des actifs (en service, en stock, en maintenance, retiré).
- Informations de localisation (par exemple site, bâtiment, zone, coordonnées GPS si vous activez le suivi de localisation).
- Affectation des actifs à des personnes ou à des équipes (par exemple affectation d’un ordinateur portable à un employé).
Lorsque ces données permettent d’identifier directement ou indirectement une personne physique, votre organisation est en principe responsable du traitement et doit s’assurer que cette utilisation est conforme au droit applicable dans le pays concerné.
2. Comment nous utilisons les données
- Fournir et exploiter le Service, créer et gérer les comptes utilisateurs, authentifier les utilisateurs et assurer le suivi des actifs.
- Maintenir, sécuriser et améliorer le Service, diagnostiquer les problèmes techniques, analyser l’utilisation et développer de nouvelles fonctionnalités.
- Assurer le support client et communiquer avec vous : réponse aux demandes, notifications opérationnelles et informations sur les changements du Service ou de nos politiques.
- Respecter nos obligations légales ou réglementaires dans les pays où nous opérons.
- Le cas échéant, vous adresser des informations sur des mises à jour ou des fonctionnalités liées au Service, dans le respect des règles locales en matière de prospection commerciale. Vous pouvez vous désabonner des communications non essentielles à tout moment.
Lorsque la loi locale l’exige, certaines utilisations de données reposent sur votre consentement. Vous pouvez alors retirer ce consentement à tout moment, sans effet rétroactif sur la licéité des traitements déjà réalisés.
3. Bases juridiques (Afrique centrale et de l’Ouest)
Les pays d’Afrique centrale et d’Afrique de l’Ouest mettent progressivement en œuvre des lois sur la protection des données. En fonction du pays, le traitement des données peut reposer notamment sur :
- L’exécution d’un contrat : fournir et gérer le Service conformément à notre contrat avec votre organisation ou avec vous.
- Le respect d’obligations légales : par exemple la conservation de certaines informations ou la réponse à des demandes des autorités compétentes.
- Les intérêts légitimes : assurer la sécurité du Service, prévenir les abus et améliorer nos services, dans la mesure où vos droits et libertés fondamentales ne prévalent pas.
- Votre consentement : lorsque la loi le requiert pour certaines finalités.
Votre organisation doit également s’assurer que l’utilisation du Service pour suivre les actifs et traiter des données personnelles est conforme aux lois locales de chaque pays où elle opère.
4. Partage des données
Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel. Nous pouvons toutefois les partager dans les cas suivants :
- Prestataires de services : avec des prestataires tiers (hébergement, infrastructure cloud, gestion de base de données, services email, outils d’assistance, analyse ou paiement) qui agissent pour notre compte. Ceux-ci sont tenus par contrat de protéger les données et de ne les utiliser que selon nos instructions.
- Au sein de votre organisation : les informations sur vos actifs et sur l’utilisation du Service peuvent être visibles par d’autres utilisateurs autorisés, selon les droits d’accès définis par votre organisation.
- Exigences légales et de sécurité : lorsque la loi, une décision de justice ou une autorité compétente nous oblige à divulguer certaines informations, ou si cette divulgation est nécessaire pour protéger nos droits et notre sécurité.
- Opérations de restructuration : dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une cession d’actifs ou d’une autre opération similaire, les données peuvent être transférées au nouvel opérateur, sous réserve de garanties de protection équivalentes.
- Transferts internationaux : si des données sont transférées vers un autre pays, nous veillons à ce que ces transferts soient encadrés conformément aux exigences légales applicables.
5. Conservation des données
Nous conservons les données à caractère personnel pendant la durée nécessaire aux finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité et pour toute période de conservation obligatoire prévue par les lois locales applicables.
- Les données de compte sont conservées tant que votre compte est actif, puis pendant une période limitée pour la gestion des sauvegardes, la défense de nos droits ou la satisfaction d’obligations légales.
- Les données d’actifs sont conservées selon les paramètres fixés par votre organisation, qui peut déterminer des durées de conservation ou des procédures d’archivage ou de suppression.
- Les journaux techniques et données d’utilisation sont conservés pour une période raisonnable afin d’assurer la sécurité, le dépannage et les analyses nécessaires.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires ou que la loi ne nous impose plus de les conserver, nous les supprimons ou les anonymisons de manière sécurisée.
6. Vos droits
Selon la législation applicable dans votre pays, vous pouvez disposer d’un certain nombre de droits, notamment :
- Droit d’information : être informé de manière claire et transparente sur la manière dont vos données sont utilisées.
- Droit d’accès : demander si nous détenons des données à caractère personnel vous concernant et en obtenir une copie dans un format compréhensible.
- Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
- Droit d’opposition ou de retrait du consentement : vous opposer à certains traitements ou retirer votre consentement, lorsque la loi le prévoit.
- Droit à l’effacement et/ou à la limitation : demander, dans certaines conditions, la suppression de vos données ou la limitation de leur traitement.
- Droit à la portabilité, dans certains pays : obtenir certaines données dans un format structuré pour les transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque cela est prévu par la loi locale.
Lorsque vous utilisez le Service via votre employeur ou votre organisation, celle-ci peut être le principal responsable du traitement de vos données. Vous devrez alors en priorité lui adresser vos demandes, et nous l’assisterons le cas échéant pour y répondre. Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées indiquées dans la section « Nous contacter ». Nous pourrons vous demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité avant de répondre. Selon votre pays, vous pouvez également avoir le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité nationale compétente.
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au contexte, notamment un hébergement sécurisé, un contrôle d’accès, le chiffrement des communications, la journalisation des accès et des sauvegardes régulières, afin de protéger les données contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.
Malgré ces mesures, aucun système n’est totalement à l’abri des risques. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants de connexion et de la protection de vos équipements afin de limiter les accès non autorisés.
8. Données des mineurs
Le Service est destiné à des organisations et utilisateurs professionnels et n’est pas conçu pour être utilisé par des mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel concernant des enfants. Si vous pensez qu’un mineur nous a fourni des données, veuillez nous contacter afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.
9. Services et liens de tiers
Le Service peut contenir des liens ou intégrations vers des services tiers qui ne sont pas exploités par nous. Ces tiers sont responsables de leurs propres pratiques de confidentialité. Nous vous recommandons de lire attentivement leurs politiques de confidentialité avant de leur fournir des données à caractère personnel.